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【5S推行实务021】有效执行整理的实施步骤

发布时间：2024-10-09 点击量：

在实施整理的过程中，要增加场地的空间，把东西整理好，把“必需品”和“非必需品”区分开，将工作场所整理干净。如果还把非必需品也整齐地与必需品摆在一起，那就很容易弄不清所需要的物品应是哪一个，而且还会因放置非必需品而放不下必需品。所以，整理工作要严格按照以下步骤完成。

1.建立共同认识

坚决扔掉“不要品”的目的是腾出更多的空间来整顿必要品，节约寻找物品的时间，提高工作效率。但有些员工打着整理的旗号，趁机对产品大肆更新一番，或者有些平时对企业不满的员工会毫不犹豫地把要与不要的物品全部扔掉，造成意想不到的浪费。因此，在整理之前，企业与员工必须建立共识。

另外，整理还有一种阻力，那就是认为“全部都有用”或“全部不能用”，这样的观点经常来自工程技术人员。因为他们总认为这些物品不管存放多久，总有一天会用得到，所以他们为了避免这些东西被扔掉，就会将这些东西藏起来、盖起来，完全违背5S的精神及原则。企业与员工只有取得观念上的共识，企业才能下发整理的措施，才能保证员工完成规定的整理要求，不然也只是流于形式。5S之所以在很多企业推行不下去，就是因为很多企业不能真正地改变员工的思想意识。

2.全面检查工作现场

对工作场所进行全面性检查，包括眼睛能看到的和看不到的地方。眼睛看不到的地方，如设备内部、文件柜顶部、桌子底部，特别是设备内部。全面检查工作现场，归纳起来就是两点：一是看到的要进行整理；二是看不到的更要进行整理。

可以采用定点摄影的方法对同一场所5S实施前后的情况进行拍摄，以便了解实施5S整理的效果，点检出哪些东西是不需要的和多余的。具体检查要求如下。

（1）办公场地（包括现场办公桌区域）检查内容

办公室抽屉，文件柜的文件、书籍、档案、图表，办公桌上的物品、测试品、样品，公告栏，看板，墙上的标语、月历等。

（2）地面（特别注意内部、死角）检查内容

机器设备大型工装夹具、模具，不良的半成品、材料，置放于各个角落的良品、不良品、半成品，油桶、油漆、溶剂、黏结剂，垃圾筒，纸屑、竹签、小部件。

（3）室外检查内容

堆在室外的生锈材料、料架，垫板上未处理品、废品，杂草，扫把、拖把、纸箱。

（4）工装架上检查内容

不用的工装、损坏的工装、其他非工装物品，破布、手套、酒精等消耗品，工装（箱）是否合用。

（5）仓库检查内容

原材料、导料、废料，储存架、柜，箱子，标识牌、标签、垫板。

（6）天花板检查内容

导线及配件、蜘蛛网/尘网、单位部门指示牌、照明器具。

3.制定要与不要的标准

企业在制定“要”与“不要”标准之前，首先要明白企业为什么会产生“不要”物品。“不要”物品的产生不仅仅是管理的问题，它也是现代企业运营必须有的内容与过程。形成“不要”物品的主要原因如下。

（1）企业没有建立采购物品的标准

① 没有标准化，随意采购物品。

② 没有建立采购的控制流程和合理的审批制度。

③ 没有建立物料需求计划(MRP）。

④ 没有建立物料清单。

⑤ 没有建立物料损耗标准。

（2）企业生产管理系统无序

① 生产的计划能力不强。

② 领发料随意。

③ 补发料没有严格控制。

④ 生产完成后没有及时执行物品清单制度。

⑤ 多余的物品没有及时退库。

（3）企业品质管理混乱

① 品质标准不明确且死板僵化，不能针对不同的客户、不同的产品制定相宜的品质检验标准。

② 产生的不合格品没有及时评审、区隔、处理。

③ 没有物品报废的处理程序。

④ 对不同的库存产品没有执行不同的期限管制。

⑤ 品管人员欠缺处理不良品的能力。

（4）事务性管理欠缺标准化

① 没有文件管理规定。

② 没有执行表单的管理规定。

③ 事务性工作流程随意化。

④ 会议管理无效，议而不决、决而不行、行而无果。

⑤ 没有建立办公用品的使用标准等。

既然企业在生产运营过程中会形成“不要品”，那么谁是“不要品”的判定者呢？由于企业里需要进行判定的对象有很多，并且有可以判断的和难以判断的物品，为了高效完成判定工作，可以根据对象的不同分层次确定相应的判定责任人。

① 一般物品由班组长初步判定，主管最终判定。

② 零部件由主管初步判定，经理最终判定。

③ 机器设备由经理初步判定，总经理最终判定。

④ 非必需品可以统一由推行委员会来判定，也可以设计一个有效的判定流程，由各个不同部门对各类物品进行判定。

在以上工作的基础上，建立“不要物品”的判定标准。实际上，企业管理水平的高低在某种程度上取决于企业的标准化程度，因而可以说，没有标准的企业就是没有良好管理的企业。企业要想做大、做强，唯一的办法就是让管理简单化，而能让管理简单化的唯一办法就是将日常管理标准化。因此，企业推行5S的第一步就是建立标准。没有标准，就不知道什么是“要”、什么是“不要”，不知道“要”与“不要”，就没有办法真正推动整理。

整理过程中需要建立的标准如下。

① 物品“要”与“不要”的标准。

② 物品库存期限的标准。

③ 物品安全存量的标准。

④ 不要物品的处理权责、流程、标准。

⑤ 办公用品的配置标准。

⑥ 人员的编制标准等。

案例　某公司物品“要”与“不要”的操作表单

（1）物品处理标准表

（2）物品库存期限标准表

（3）物品存量管制标准表

（4）不要物品的处理流程

4.清理及处理“非必需品”

清理“非必需品”时，必须把握物品现在有没有使用价值。需要注意的是，应注意使用价值，而不是原来的购买价值，也就是使用价值大于购买价值。“非必需品”清理完之后要不要让车间主管把它们拿回去，要看企业的决心和魄力。

（1）处理对象及方法

重点清理的物品包括货架、工具箱、抽屉、橱柜中的杂物，过期的报刊、空的罐子、已损坏的工具或器皿，仓库墙角、窗台、货架上甚至货柜顶上摆放的样品，长时间不用或已不能使用的设备、工具、原材料、半成品、成品，在办公场所、桌椅下面、写字板上报废的文具及过期的文件、表格、速记记录等。依分类的种类，该报废丢弃的一定要丢掉，该集中保存的由专人保管。

整理中的处理对象与方法如图3-1所示。